齊心協(xié)力 精準(zhǔn)施策——公司管理軟件升級項(xiàng)目紀(jì)實(shí)
2021-06-10
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去年10月20日公司召開重點(diǎn)工作部署會議，要求進(jìn)行管理軟件升級提高工作效率，為供應(yīng)商、顧客、員工減輕工作量。軟件升級作為三項(xiàng)重點(diǎn)工作之一，公司與領(lǐng)導(dǎo)給予了極大的支持，進(jìn)行了充分授權(quán)，為工作順利進(jìn)行提供了堅(jiān)實(shí)的后盾；工作進(jìn)行中，各板塊、各部門毫無保留地通力合作極大加快了工作進(jìn)程；參與的每一位人員都積極配合、主動出謀劃策，使軟件升級工作如期完成，并達(dá)到預(yù)期效果。
因年初是軟件更換的黃金期，所以12月20號之前必須確定軟件。作為管理軟件升級小組負(fù)責(zé)人，我深知責(zé)任的重大，時(shí)間緊任務(wù)重，并且需要和財(cái)務(wù)、人力資源、審計(jì)、商城、超市等多個(gè)部門進(jìn)行交流溝通，在了解目前我們軟件和業(yè)務(wù)部門需求的基礎(chǔ)上，選擇更適合的軟件。經(jīng)過我們部門三人開會討論后，先確定了“走出去，引進(jìn)來，齊頭并進(jìn)，最終確定”原則。走出去就是考察其他先進(jìn)兄弟單位信息部的軟件使用情況和使用效果，先確定預(yù)選軟件供應(yīng)商廠家。引進(jìn)來就是讓軟件公司先和我們業(yè)務(wù)部門進(jìn)行相互交流了解后，再根據(jù)我們企業(yè)的具體情況和需要解決問題，讓軟件公司和使用部門先進(jìn)行充分交流溝通。
確定了主思路之后，我們多方渠道找了六家軟件代理商進(jìn)行逐個(gè)交流。在交流之前我們確定了“根據(jù)業(yè)務(wù)需求，選擇適合功能”的原則。最終每款軟件只剩下一家供應(yīng)商，我們每款軟件根據(jù)財(cái)務(wù)、人力資源、商城管理、前臺電子發(fā)票、供應(yīng)商網(wǎng)上服務(wù)廳、銀企互聯(lián)等功能需求列出清單，逐個(gè)和供應(yīng)商及使用部門進(jìn)行確定，最終共同形成招標(biāo)文件。然后便是與投標(biāo)供應(yīng)商多輪磋商的議價(jià)過程，最終在12月1日確定了一家軟件供應(yīng)商的最高版本。
定下軟件之后，實(shí)施軟件也是很繁瑣的事情，如果財(cái)務(wù)、人力資源、商城、電子發(fā)票、供應(yīng)商網(wǎng)上服務(wù)廳逐個(gè)實(shí)施，在2021年1月1日前達(dá)到正式使用時(shí)間比較緊迫。大家集思廣益，確定了“三人分頭，同步跟蹤，確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確”的原則，楊曉明負(fù)責(zé)商城軟件，季楊豐負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)軟件、人力資源軟件，我負(fù)責(zé)電子發(fā)票、供應(yīng)商網(wǎng)上服務(wù)廳并跟蹤所有軟件進(jìn)度統(tǒng)一協(xié)調(diào)。
在實(shí)施過程中涌現(xiàn)出來很多讓我感動的事情。年底是財(cái)務(wù)部最忙的時(shí)間，但為了不影響進(jìn)度，在房倩的帶領(lǐng)下，王曉艷、鄭代美、張雅麗、季楊豐等經(jīng)常加班核對基礎(chǔ)科目基礎(chǔ)資料，學(xué)習(xí)新軟件。人力資源部年終總結(jié)性工作特別多，張坤、李平經(jīng)常利用下班后的時(shí)間核對基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、協(xié)助軟件公司調(diào)研。讓我最感動的是，李平感冒在醫(yī)院打完吊瓶后，就立即回單位協(xié)助軟件公司進(jìn)行工作。楊曉明為了學(xué)習(xí)商城軟件數(shù)不清多少個(gè)晚上連續(xù)工作，新舊軟件對比的各種報(bào)表在辦公桌上疊了一大摞，和商城張賽、丁超、謝小燕等加班加點(diǎn)核對商城數(shù)據(jù)，因?yàn)楹藢Φ倪@些數(shù)據(jù)都是錢啊，萬一在轉(zhuǎn)換過程中出錯，就會給公司造成重大損失。經(jīng)過大家的努力，2021年1月1日財(cái)務(wù)、商城、人力資源成功使用；2021年4月1日供應(yīng)商網(wǎng)上服務(wù)廳、顧客電子發(fā)票等也同步投入使用。投入使用只是軟件的開始，軟件用好，發(fā)揮軟件的價(jià)值才是我們的目標(biāo)，因此我們還制定了詳細(xì)的軟件使用追蹤與評估計(jì)劃。
在此次軟件更換過程中，我們進(jìn)行了多次討論，沒有一人請假缺席，沒有一人叫苦叫煩。這次工作也是跨部門協(xié)作的典范，在同事們以公司為重的責(zé)任感推動下，展現(xiàn)出了無比的高效率。一葉知秋，以微見著，我相信，只要我們保持這樣團(tuán)結(jié)奮進(jìn)、齊心協(xié)力，什么困難都能克服。
（信息發(fā)展服務(wù)中心 張曄）
